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Central Information Commission
Mr. Manish Goel vs Union Public Service Commission on 1 March, 2013

Central Information Commission, New Delhi

File No.CIC/SM/A/2012/001654 & 1708

Right to Information Act­2005­Under Section  (19)

Date of hearing : 1 March 2013 Date of decision : 1 March 2013 Name of the Appellant : Shri Manish Goel, 32­G, Pocket 2, Phase 2,

New Kondali, Mayur Vihar,

Ph 3, New Delhi - 110 096.

Name of the Public Authority   : CPIO, Union Public Service Commission, (Sangh Lok Seva Ayog), Dholpur House,

Shahjahan Road, New Delhi - 110 096.

The Appellant was present in person.

On behalf of the Respondent, the following were present:­ (i) Dr. Kulbir Singh, JD & CPIO,

(ii) Shri Imran Farid, US (CSM)

Chief Information Commissioner : Shri Satyananda Mishra

2. Both   the   parties   were   present   during   the   hearing.   We   heard   their  submissions.

3. In two separate RTI applications, the Appellant had sought the copies of  the evaluated answer sheets for both the Civil Services Main Examination 2011  and Civil Services Preliminary Examination 2012. In addition, he had sought  CIC/SM/A/2012/001654 & 1708

some further information regarding the latter examination, such as, the category  wise cut­off marks, his own marks as well as the answer key. In the former  case, the CPIO had informed him that the evaluated answer sheets had since  been weeded out and were not available. In the case of the latter, the CPIO had  decided not to disclose any information on the ground that  the examination  process  was  yet  not  over.  The  Appellate  Authority  had  endorsed  the  stand  taken by the CPIO.

4. We   have   carefully   considered   the   facts   of   both   the   cases   and   the  submissions made before us. As far as the Civil Services Main Examination  2011 is concerned, according to the CPIO, the evaluated answer sheets had  been destroyed prior to the filing of the RTI application on 30 July 2012. If that  is so, the Appellant deserves to be told the exact date on which these had been  destroyed   and   the   rules   under   which   the   competent   authority   had   ordered  destruction of the records. The CPIO must provide these details to him along  with   the   photocopies   of   the   supporting   documents,   such   as,   the   relevant  retention schedule and the order of the competent authority.

5. However, in respect of the Civil Services Preliminary Examination 2012,  the situation is different. Here, the information has been denied on the ground  that the examination process is still in progress. This issue has been dealt with  by the CIC extensively in the case of Ms Shipra Sud (CIC/SM/A/2012/000135).  In that case, in the order dated 27 March 2012, the CIC had held: "The examination process qua the RTI applicant has come to an end  once the Mains examination has begun and she has not been found fit  to continue in the three stage selection process. We do not agree with  CIC/SM/A/2012/001654 & 1708

the   UPSC   that   the   disclosure   of   the   details   of   marks   and   answer  sheet(OMR Sheet) could potentially stall the entire examination process.  The   anticipation   that   candidates   can,   armed   with   such   information,  approach   higher   courts   and   obtain   stay   on   the   entire   examination  process or get orders to include themselves is far fetched. This would  amount to fearing that higher courts would not apply their minds when  confronted   with   pleas  from   candidates   and   would   mechanically  pass  orders   derailing   the   examination   process   or   confer   benefits   on  undeserving candidates."

6. The CIC has held that the Preliminary Examination does not continue to  be   part   of   the   examination   process   once   completed   because   it   is   only   a  qualifying test and the candidates selected on the basis of this examination are  then   allowed   to   take   the   next   stage   of   the   examination,   namely,   the   Civil  Services Main Examination. The marks obtained in the Preliminary Examination  are not taken into consideration for any other purpose in determining the final  success or failure of a candidate in the Mains examination. Therefore, in the  opinion of the CIC, treating the Preliminary Examination as a part of the entire  examination process and to stall the disclosure of information about this until  the end of the entire three tier examination process does not appear to be fair  and correct.

7. The Respondent brought to our notice the order of the Supreme Court of  India in the Special Leave to Appeal (Civil) No 32443/2010 (Ajay Kumar Mishra  & Others vs UPSC) in which the Supreme Court had observed that "in case, in  future the UPSC is faced with any difficulty with regard to supplying information  in relation to any examinations, the process of which remains incomplete, it will  CIC/SM/A/2012/001654 & 1708

be   open   to   it   to   seek   appropriate   remedies   in   accordance   with   law."   He  submitted that keeping this in view, the CIC should not compel the disclosure of  the information regarding the Preliminary Examination before the completion of  the entire examination process. The information sought in the present case is  about the Preliminary Examination which is the first and the qualifying stage of  the   three   tier   process.   As   we   have   explained   earlier,   the   outcome   of   this  examination has no other bearing on the fate of the candidate or candidates  appearing in the examination process except that those who fail to make it at  this stage are not allowed to take the next stage of the examination, namely,  the Mains. Therefore, the disclosure of information for this preliminary stage of  the   examination   process   which   is   almost   in   the   nature   of   a   stand   alone  exercise, cannot be said to have any impact on the entire examination process.

8. In the light of the above, in our considered opinion, the CPIO must do  the following within 15 working days of receiving this order: i.   In   regard   to   the   information   sought   for   the   Civil   Services   Main  Examination 2011, he must search for the evaluated answer sheets of  the Appellant once again and, if found, provide the same to him subject  to the final disposal of the matter pending before the Supreme Court in  which the UPSC has challenged the order of the Kerala High Court for  disclosing similar information and has obtained a stay; ii. he must also provide a copy of the retention schedule according to  which these answer sheets had been destroyed including the date on  which these were destroyed and the order of the competent authority  authorising such destruction;

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iii. he must provide the entire information sought in respect of the Civil  Services Preliminary Examination 2012.

9. Both the cases are disposed off accordingly.

10. Copies of this order be given free of cost to the parties. (Satyananda Mishra)

Chief Information Commissioner

Authenticated true copy.  Additional copies of orders shall be supplied against  application and payment of the charges prescribed under the Act to the CPIO of this  Commission.

(Vijay Bhalla)

Deputy Registrar

CIC/SM/A/2012/001654 & 1708